La coordination et le suivi des projets est un facteur essentiel de réussite pour une entreprise. Afin d'obtenir une vision claire et globale des projets et résultats et pour assurer une adéquation parfaite entre stratégie d'entreprise et projets, la gestion de portefeuille de projets tient une place centrale. Elle concerne toutes les grandes entreprises et fait partie intégrante des processus de travail.
Gestion de portefeuille de projets : définition
La gestion de portefeuille de projets (GPP) est un domaine professionnel qui vise à coordonner et à optimiser l'ensemble des projets d'une organisation afin d'atteindre ses objectifs stratégiques. Elle consiste à sélectionner, prioriser, piloter et contrôler les projets de manière efficace et efficiente, en tenant compte des ressources disponibles, des risques potentiels et des synergies entre les projets.
Les objectifs de la Gestion de portefeuille de projets sont multiples :
- Aligner les projets sur la stratégie de l'organisation pour s'assurer que les projets entrepris sont en adéquation avec les objectifs stratégiques de l'organisation et qu'ils contribuent à leur réalisation.
- Optimiser l'utilisation des ressources en planifiant et en allouant les ressources (humaines, financières, matérielles) de manière optimale entre les différents projets.
- Gérer les risques par leur identification et leur évaluation pour chaque projet.
- Améliorer la performance des projets grâce au suivi et à l’évaluation en continu de la performance.
- Favoriser la communication et la collaboration en faisant dialoguer les différentes parties prenantes des projets.
Les étapes et processus clés :
- Définition de la stratégie de portefeuille : Cette étape consiste à définir les objectifs stratégiques du portefeuille de projets et à identifier les types de projets qui contribueront à leur réalisation.
- Évaluation des projets : il s'agit d'évaluer chaque projet potentiel selon des critères prédéfinis, tels que sa contribution à la stratégie de l'organisation, sa faisabilité, ses risques et son potentiel de retour sur investissement.
- Sélection des projets qui seront entrepris en fonction de leur évaluation et des ressources disponibles.
- Priorisation des projets sélectionnés afin de déterminer l'ordre dans lequel ils seront exécutés.
- Pilotage des projets en suivant les bonnes pratiques de gestion de projet.
- Contrôle des projets : Cette étape consiste à suivre et à évaluer la performance des projets, à identifier les écarts par rapport aux plans et à mettre en place des actions correctives si nécessaire.
- Communication et reporting : Les parties prenantes concernées doivent être informées en permanence des résultats et avancées par des rapports sur la performance des projets.
Les outils et méthodologies de la gestion de portefeuille de projets
- La gestion de portefeuille de projets puise dans les nombreux outils de gestion de projet afin d'établir des règles et critères en fonction de la stratéggie et des objectifs de l'entreprise, par exemple :
- L'analyse multicritère
- La gestion de portefeuille de projets en mode agile
- La gestion du portefeuille de projets basée sur la valeur
- L'utilisation de logiciels de gestion de portefeuille de projets
Les métiers de la gestion de portefeuille de projets
Les métiers de la Gestion de portefeuille de projets sont variés et couvrent l'ensemble du circuit de gestion, de la définition de la stratégie de portefeuille jusqu'au contrôle des projets.
- Responsable du portefeuille de projets
Ce/cette responsable est en charge de la définition de la stratégie de portefeuille, de l'évaluation et de la sélection des projets, de la priorisation des projets, du pilotage des projets et du reporting sur la performance du portefeuille.
- Chef de projet
Le ou la chef(fe) de projet est responsable de la planification, de l'exécution et du contrôle d'un projet spécifique. Il/elle travaille en étroite collaboration avec le responsable du portefeuille de projets pour s'assurer que le projet est aligné sur les objectifs stratégiques de l'organisation.
- Analyste GPP
L'analyste GPP est responsable de la collecte et de l'analyse des données sur le portefeuille de projets. Il/elle produit des rapports et des tableaux de bord sur la performance du portefeuille et aide le responsable du portefeuille de projets à prendre des décisions stratégiques.
- Spécialiste en gestion des risques
Le spécialiste en gestion des risques est responsable de l'identification, de l'évaluation et de la gestion des risques liés aux projets. Il/elle travaille avec les chefs de projet pour mettre en place des plans de gestion des risques.
- Consultant GPP
Le/la consultant(e) GPP aide les organisations à mettre en place et à améliorer leurs processus de GPP. Il/elle fournit des conseils et des formations sur les meilleures pratiques de GPP.
Les compétences requises pour les métiers de la GPP sont nombreuses :
- Maîtrise des méthodes de gestion de projet
- Compétences analytiques
- Capacité à communiquer aussi bien à l'oral qu'à l'écrit et bon relationnel
- Compétences en identification et résolution de problèmes
- Compétences en planification et gestion de calendrier projets.
Les parcours de formation
Les cursus les plus recherchés en formation initiale en Gestion de portefeuille de projets sont dispensés au sein des Grandes Écoles de commerce, réputées pour leur niveau d’excellence et leur proximité avec les entreprises. Les meilleurs profils sont en effet ceux qui présentent une compréhension globale des enjeux des projets individuellement, mais aussi au niveau de leur place dans la stratégie générale de l’entreprise. Un diplôme de niveau Bac+5 est attendu pour ces postes à responsabilités, spécialisés en management et en coordination.
Des formations complémentaires ou au titre de la formation continue peuvent aussi être suivies par des professionnels qui cherchent à se spécialiser et/ou à monter en compétences. Dans ce cas, ils peuvent opter pour un MBA, ou une formation professionnelle en gestion de projet, souvent fournie et financée par leur employeur.
- PGE des Grandes écoles de commerce spécialisation Management
Après un Bac+3 (Bachelor, Licence, Licence professionnelle) :
- Master Universitaire Management de projet
- Master of science avec spécialisation management/coordination de projet (en alternance)
- Mastères d’écoles spécialisée chef de projet ou gestion de projet
